Urska Jez, CEO y Fundadora de Transformation Lighthouse, aporta procedimientos para transformar los encuentros de trabajo en espacios estratégicos, que impulsen la energía, el foco y la acción.
Las reuniones. No podemos vivir con ellas, pero tampoco podemos dirigir una empresa sin ellas. Seamos honestos: la mayoría de ellas son una pérdida de tiempo. Según Harvard Business Review, el empleado promedio pasa 31 horas al mes en reuniones, y el 71% de ese tiempo se considera innecesario o improductivo. No solo es una pérdida de tiempo; también drena energía, reduce la moral y obstaculiza el trabajo significativo.
¿Y si cambiamos el enfoque? ¿Y si las reuniones fueran algo que la gente esperara con ganas? ¿Y si nos ayudaran a tomar decisiones más rápidas, a fortalecer equipos y a avanzar realmente? Hablemos sobre el arte de las reuniones productivas y los pequeños cambios que generan grandes resultados.
El costo oculto de las malas reuniones
Todos sabemos cuándo estamos en una mala reunión. Empieza tarde. No hay una agenda clara. Una persona domina la conversación mientras otros se desconectan o todos hablan al mismo tiempo. Nadie está realmente seguro de por qué está allí. Y al final, no hay una decisión clara.
Las consecuencias son reales:
● 62% dice que las reuniones reducen su productividad (Attentive).
● 61% se siente estresado por un exceso de reuniones (Gallup).
● Más del 40% se siente agotado por llamadas innecesarias e interminables (Microsoft Work Trend Index).
● Sin olvidar la famosa «fatiga de Zoom», gracias a un aumento del 70% en reuniones virtuales.
Lo más preocupante: el 70% de los empleados afirman que estarían más satisfechos si las reuniones fueran más enfocadas y productivas (Fierce Conversations). Aún más poderoso: cuando los empleados se sienten escuchados e incluidos en las reuniones, tienen 2.5 veces más probabilidades de estar satisfechos con su trabajo (Gallup). Las reuniones pueden ser valiosas. Solo necesitan diseñarse con intención.
¿Qué hace que una reunión sea excelente?
No todas las reuniones son malas. Si se hacen bien, son una herramienta poderosa para:
● Comunicar y alinear equipos de manera clara.
● Resolver colaborativamente problemas
● Establecer prioridades compartidas.
● Reforzar la cultura del equipo.
● Impulsar la responsabilidad y el avance de proyectos.
Una buena reunión deja a las personas con energía, no agotadas; con claridad, no confusión; motivadas, no desmoralizadas.
El plan en 3 etapas para reuniones productivas:
- Antes de la reunión: planifica con propósito
● Programa la reunión con al menos un día de anticipación.
● Solo invita a las personas esenciales.
● Envía una agenda clara: quién presenta, cuánto tiempo tiene y cuál es el resultado esperado.
● Establece expectativas (sin teléfonos, venir preparado, ser puntual).
● Opcional pero eficaz: asignar tareas previas, elegir a la persona que tomará notas (rotando en cada reunión) y pedir a los participantes que traigan preguntas. Esto incrementa el compromiso desde el inicio.
- Durante la reunión: enfoque y fluidez
● Empieza y termina a tiempo. Siempre.
● Sigue la agenda estrictamente; sin desviaciones.
● Practica la escucha activa (sin interrupciones ni multitarea).
● Evita conversaciones paralelas y suposiciones.
● Termina con un resumen claro:
➡️ ¿Quién hará qué, para cuándo?
➡️ Cada persona debe repetir su tarea para confirmar la alineación.
Este último paso puede parecer incómodo al principio, pero es un cambio clave porque elimina malentendidos y garantiza el cumplimiento de tareas.
- Después de la reunión: afianza el aprendizaje
● Comparte los puntos claves y las acciones con todos los participantes.
● Usa una lista de verificación para evaluar la calidad de la reunión.
● Anuncia la próxima reunión (si es necesaria) con un objetivo claro
● Una reunión solo es valiosa si lo que sucede después la hace valer la pena.
El mayor temor de todos los participantes siempre es -y con razón- que en una nueva reunión se repitan los mismos temas y problemas, dando lugar a discusiones interminables. No puedo enfatizar esto lo suficiente: es fundamental finalizar siempre una reunión indicando quién hará qué, cuándo, y que cada persona repita sus tareas para confirmar el entendimiento y evitar suposiciones. Asumir la responsabilidad, verificar la rendición de cuentas y una comunicación clara son la clave del éxito de una reunión. ¡No olvides revisar todas las tareas realizadas en la próxima reunión!
Bonus: gamifica las reuniones para mayor compromiso
¿Quieres aumentar la atención y la energía en las reuniones? Agrega interacción. A todos nos gusta, no solo a la generación Z. Algunas ideas:
● Chequeo de estado: usar tarjetas rojas, amarillas y verdes para expresar cómo se sienten.
● Momentos de aprendizaje de 5 minutos: cada reunión, una persona comparte un nuevo conocimiento en 5 minutos.
● Encuestas o cuestionarios en tiempo real: usa herramientas como Kahoot o Mentimeter.
● Marcadores para el seguimiento de objetivos: tacha elementos conforme se completan.
● Pequeñas recompensas por participación: pueden ser tiempo libre, privilegios, etc.
La fórmula de una reunión «que vale la pena». Recuerda estos cinco puntos clave: Un objetivo claro para la reunión; las personas adecuadas: respeta el tiempo de todos; una agenda breve y enfocada; participación activa: sin observadores y conclusiones concretas con responsables y fechas límites.
De hábitos a cultura
Las grandes reuniones no dependen de mejores herramientas, sino de mejores hábitos, cultura y liderazgo. Empieza con un cambio pequeño, luego otro. Antes de que te des cuenta, tu equipo dejará de temer las reuniones y empezará a usarlas como la herramienta estratégica que siempre debieron ser. Al final del día, una gran reunión no solo es eficiente; es una señal de una organización saludable, motivada y de alto rendimiento. ¡Subamos el nivel, a partir de hoy!
FUENTE: TALENTO Y EMPRESA